11 Sep 2018

Reuniones ¿son necesarias?

Algunos puntos clave para que las reuniones sean un instrumento útil de trabajo colectivo en nuestras empresas.

Comenzamos septiembre, tras unas merecidas y disfrutadas vacaciones, y nos enfrentamos al último cuatrimestre del año, en el que se suelen amontonar muchas tareas y asuntos pendientes que no hemos acometido antes, unido al trabajo ya habitual en estas fechas, en las que parece que no hay un mañana y que el 31 de diciembre se va a acabar el mundo.

Y por si fuera poco, nuestros jefes insisten en mantener reuniones, una detrás de otra, en las que, a priori, parece que se cuenta lo mismo, que no va con nosotros y que no nos llevan a ninguna parte. Y de ahí la pregunta, ¿realmente son necesarias las reuniones?

Pues bien, desde mi punto de vista, las reuniones son necesarias, siempre que tengan una razón de ser, un objetivo concreto y tengan la duración justa y necesaria. ¿Y como conseguimos esto?

Desde mi modesta opinión, tras unos cuantos años de reuniones en mi experiencia profesional, de lecturas y visionado de videos de expertos que hablan sobre el tema, me he permitido resumir los que creo puntos clave, para que las reuniones no solo no resulten pesadas e innecesarias, sino que sean un instrumento útil de trabajo colectivo en nuestras empresas.

Antes de la reunión:

 

  •  Convocar a los asistentes con suficiente antelación, para que se puedan planificar en su trabajo diario y puedan preparar la reunión. Así mismo los asistentes deberán aceptar o declinar la convocatoria para que el organizados pueda organizarla correctamente o cambiarla de fecha en caso de ser necesaria.

  •  Indicar el objetivo y la agenda de la reunión en la convocatoria. Si las personas no saben a qué van ni qué puntos se van a tratar, la reunión tiene muchas posibilidades de no servir para nada.

  •  Asegurarse de que tenemos un lugar adecuado para la reunión (sala) y unos medios audiovisuales en correcto funcionamiento en caso de necesitarlos. Si convocamos a personas que se van a conectar en remoto, asegurarnos de que tienen toda la información y conocen el medio que se va a usar.

  •  Intentar situar la reunión en un horario adecuado, siempre dentro del horario laboral e intentando no hacerlo en horas de máxima productividad de los asistentes. Intentar evitar horas próximas a las comidas o cercanas al final de la jornada laboral.

Durante la reunión:

 

  •  Ser puntuales, si todos los asisten están en el lugar de la reunión a la hora prevista, es más fácil cumplir con la agenda y terminar a la hora fijada (esto último es especialmente importante si la reunión se mantiene a última hora de la jornada laboral).

  •  Ceñirse a la agenda marcada. Como comentaba antes, las reuniones deben tener un objetivo y si nos centramos en el mismo y en la agenda programada, la reunión será productiva y los asistentes no tendrán la sensación de haber perdido el tiempo. En este punto es importante señalar que, si durante la reunión surgen temas que no tienen que ver con el objetivo o que no atañen a todos los asistentes, es mejor fijar otra reunión para tratarlos y centrarse en el tema principal.

  •  Desconectar o silenciar los móviles, y no estar permanentemente consultando el móvil a ver si tenemos alguna llamada o mensaje. Dará la sensación de que la reunión no nos interesa y que estamos deseando que termine.

  •  Que no sea un monólogo. Aunque normalmente sea el organizador el que lleve el peso de la reunión, es importante que el resto de participantes tenga tiempo para expresar su opinión y punto de vista (aunque sea al final, en un turno de dudas, preguntas o sugerencias).
    Las reuniones son más productivas y enriquecedoras si habla más de una persona.

 

Tras la reunión:

  •  Preparar y enviar un acta de la reunión a los participantes, agradeciendo su tiempo y participación, con el resumen de lo tratado en la reunión y con los compromisos adquiridos y las personas responsables de realizarlo.

  •  En el caso de que no se haya marcado una nueva reunión de seguimiento, poner medios para hacerlo y asegurarnos de que los compromisos adquiridos se realizan en tiempo y forma.

Estos son según mi punto de vista, los puntos clave para mantener reuniones eficaces y que no suframos la tan temida reunionitis. Estoy seguro de que muchos de vosotros tenéis otras claves en mente, por lo que os animo a exponerlas, ya sea como comentario a este post o a través de otros medios, pero por favor, ponerlo en común y entre todos conseguiremos mantener las reuniones justas y necesarias, pero sobre todo productivas y eficientes.

 

 

Oscar González Hernández

Oscar González Hernández
Consultor Grandes Cuentas AVANZA FORMACIÓN

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